Anonymisoitu Case Study
Suunnittelualusta
Selkeämpi polku monimutkaisten asiakirjojen käsittelyyn
UX/UI-suunnittelijana tutkin ammattilaisten dokumenttityötä, suunnittelin vaiheistetun prototyypin ja testasin sitä pienillä otoksilla. Työn tuloksena syntyi tarkka prototyyppi ja toteutusta tukeva UX-ohjeistus.
- Tilanne
- Tiheä metatieto, vaihtelevat tietotasot ja vakiintuneet asiantuntijoiden käytänteet vaikeuttivat asiakirjojen käsittelyn uudistamista.
- Roolini
- UX/UI-suunnittelija, joka vastasi tutkimuksesta, vuorovaikutussuunnittelusta, prototyyppien laatimisesta, validoinnista ja kehitysyhteistyöstä.
- Työpanos
- Painopiste
- Monimutkainen operatiivinen UX
- Ajanjakso
- Maaliskuu–kesäkuu 2026
- Todennettu muutos
- Pienen otoksen prototyyppivalidointi tuki vaiheistettua luomisprosessia ja antoi tuote- ja kehityssidosryhmille suuntaa toteutuspäätöksiin. Se ei osoita tuotannossa saavutettua tulosta.
Varhainen näyttö
Vaiheistettu prototyyppi selkeytti monimutkaista dokumenttityötä
Tämä uudelleenluotu työnkulku esittää ehdotetun rakenteellisen muutoksen mallintamatta asiakkaan käyttöliittymää. Kahden osallistujan prototyyppitestissä molemmat arvioivat vaiheistetun suunnan selkeyden ja varmuuden korkeiksi sekä kertoivat pystyvänsä suorittamaan työnkulun itsenäisesti.
Lähtötilanne
Yksi tehtävä, monta kilpailevaa kenttää
Uudelleen luotu suunnittelusuunta
Neljä selkeää vaihetta
- 01ProjektiVahvista periytyvät tiedot
- 02DokumenttiMääritä dokumentin tiedot
- 03TiedostoTee nimeämisen seuraukset selväksi
- 04TarkistusTarkista ennen viimeistelyä
Päätöskartta
Kolme päätöstä selkeytti työtä poistamatta asiantuntijoiden hallintaa
Suunta vaiheisti luomisen, helpotti uudelleenkäytön löytämistä sekä erotti yhteiset oletukset poikkeuksista ja käyttöoikeustiloista.
- 01 Vaiheista luonti metadatan latistamisen sijaan Kuormitus → neljä vaihetta → suuntaa antava validointi
- 02 Helpota uudelleenkäytön löytämistä Asiantuntijatieto → haku → selkeät aloitustavat
- 03 Erota oletukset, poikkeukset ja käyttöoikeustilat Sekava tieto → selkeä periytyminen → selkeämmät päätökset
Merkittävä päätös
Esitä sisältö vaiheittain sen sijaan, että kaikki tieto näytetään kerralla
Ongelma
Ammattikäyttäjät pystyivät käsittelemään yksityiskohtaisia tietoja, mutta nykyisessä työnkulussa nimet, numerot ja metatiedot näkyivät päällekkäin ilman selkeää järjestystä tai selitystä niiden merkityksestä.
Näyttö ja perustelu
Kolmesta alustavasta haastattelusta kävi ilmi, että työmäärä oli liian suuri, tietoja syötettiin päällekkäin ja oli epäselvää, mitkä arvot vaikuttivat lopulliseen asiakirjaan. Tarvittiin selkeämpi työnjärjestys, ei vähemmän asiantuntijoiden päätöksiä.
Suunnitteluratkaisu
Suunnittelin nelivaiheisen tietojen syöttöprosessin: projekti, dokumentti, tiedosto ja tarkistus. Ehdotetussa työnkulussa tiedoston nimeäminen oli näkyvää, päällekkäistä syöttämistä vähennettiin ja käyttäjät pystyivät näkemään, miten kukin valinta vaikutti prosessiin ennen sen viimeistelyä.
Näyttö
Kahden osallistujan prototyyppitestissä he antoivat ratkaisun selkeydeksi arvosanat 4/5 ja 5/5. Molemmat arvioivat varmuudeksi 5/5 ja suositteluhalukkuudeksi arvosanan 10/10. Kolmen alkuhaastattelun suositteluarviot olivat 7/10, 6/10 ja 8/10. Nämä pienet otokset antavat vain suuntaa, eivätkä ole tilastollisesti merkitseviä.
Katso uudelleen luotu työnkulku ja arviot ↑ ValidoituMerkittävä päätös
Helpota uudelleenkäyttöä
Ongelma
Lähtötiedoston löytäminen riippui suuresti teknisten nimien muistamisesta ja laajasta kansiopuusta, vaikka työn aloittaminen oli mahdollista useilla eri tavoilla.
Näyttö ja perustelu
Kolme eri alojen validointitapaamista viittasi siihen, että tiedostoja voitiin hakea tutuilla nimillä ja numeroilla. Ne vahvistivat myös, että uudelleenkäyttö oli tavanomainen osa työnkulkua ja että tietorakenteen kokonaisuudistus ei ollut välitön prioriteetti.
Suunnitteluratkaisu
Säilytin tutun rakenteen ja lisäsin hakutoiminnon, suodattimia, hyödyllistä taustatietoa sekä selkeät polut valmiisiin malleihin, olemassa oleviin tiedostoihin ja aiempiin luotuihin dokumentteihin.
Näyttö
Uudelleenluotu hakumalli esittää ehdotetun muutoksen: tutuista nimistä ja numeroista tulee hakukriteerejä sen sijaan, että ne olisivat ainoa tapa suunnistaa koko rakenteessa.
Merkittävä päätös
Jaa oletusasetukset, poikkeukset ja käyttöoikeudet erikseen
Ongelma
Projekti- ja dokumenttitiedot olivat sekoittuneet, kun taas poikkeustapaukset ja rajoitetut projektit vaativat erilaista käsittelyä.
Näyttö ja perustelu
Alan asiantuntijoiden haastattelut ja kaksi neljännen vaiheen validointia tukivat selkeämpää projektien ja dokumenttien erottelua sekä tuttua ”esikatselu ja avaus” -käytäntöä. Käyttöoikeussäännöt vaativat edelleen tuote- ja tietoturvapäätöksiä.
Suunnitteluratkaisu
Ehdotin jaettuja projektin oletusasetuksia, hallittuja asiakirjojen poikkeuksia, erillisiä teknisiä ja tulostietoja sekä rajoitettua esikatselua.
Näyttö
Uudelleenluotu malli erottaa ehdotetun tietopolun pääsyoikeuksiin liittyvistä päätöksistä, jotka jäivät tuote-, tietoturva- ja kehityssidosryhmien vastuulle.
Tulokset
Mikä muuttui
Työssä muotoiltiin ja arvioitiin ehdotettu suunta dokumenttien luomiseen, mallipohjien hakemiseen, projektinavigaatioon, metatietoihin, käyttöoikeuksiin ja uudelleenkäytettäviin vuorovaikutusmalleihin. Tutkimushavainnot ja prototyyppitestit antoivat tuote- ja kehityssidosryhmille selkeämmän perustan toteutuspäätöksille.
Näytön rajat
Mitä tämä ei osoita
Otokset olivat pieniä ja niissä saattoi olla toistuvia osallistujia. Ne eivät osoita tuotannon tilaa, käyttöönottoa, liiketoiminnallisia vaikutuksia, ajansäästöjä tai virheiden vähenemistä. Kaikki kuvamateriaalit on luotu uudelleen; ne eivät ole asiakkaan alkuperäistä materiaalia.
Yhteistyö ja rajoitteet
UX-suunta muotoutui tiimin kanssa, lähellä toteutusta
Vastuuni
Suunnittelin ja toteutin haastatteluja, kootin tulokset ja vaatimukset yhteen, suunnittelin ja ylläpidin interaktiivisia prototyyppejä, suoritin validoinnin, dokumentoin päätökset ja laadin toteutukseen tähtääviä UX-ohjeita neljän vaiheen aikana.
Muu tiimi
Tuotteen sidosryhmät asettivat prioriteetit, kehittäjät arvioivat toteutettavuuden ja vastasivat toteutuksesta, alan asiantuntijat selittivät alan käytäntöjä, käyttäjät testasivat ehdotuksia, ja tietoturva- ja käyttöoikeuksien sidosryhmät vastasivat käytäntöjä koskevista päätöksistä.
Olennaiset rajoitteet
Suunnittelun tuli palvella niin satunnaisia ja päivittäisiä käyttäjiä, säilyttää hyödylliset vanhat käytännöt, skaalautua suuriin projektirakenteisiin, kunnioittaa luottamuksellisia käyttöoikeuksia ja kehittyä asteittain samalla, kun toteutussuunnittelu oli jo käynnissä.
Aloitetaan keskustelu
Mikä on pirstaloitunut, vaikea käyttää tai hankala päättää?
Kerro tilanteesta lyhyesti. Vastaan alustavalla näkemyksellä ja järkevällä seuraavalla askeleella.